Administrative Assistenz 100% in Zürich

schillingpartners gehört zu den führenden Executive-Search-Unternehmen in der Schweiz. Wir unterstützen Firmen und Organisationen darin, Führungspositionen neu zu besetzen. Durch gezielte Direktansprache finden wir die bestgeeigneten Persönlichkeiten für Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Expertenfunktionen – systematisch, effizient und diskret.

Unsere modernen Büroräumlichkeiten befinden sich im Prime Tower beim Bahnhof Zürich Hardbrücke. Zur Ergänzung unseres engagierten Administrationsteams suchen wir eine/n erfahrene/n

Administrative Assistenz 100%

Sie unterstützen ein Team von zwei bis drei Partnern/Partnerinnen mit folgenden Tätigkeiten:

Proaktive Erledigung sämtlicher Pendenzen unter Einhaltung der Fristen und rechtzeitige Bereitstellung der Unterlagen
Vereinbarung und Koordination von Terminen mit Kunden/Kundinnen und Kandidaten/Kandidatinnen
Erstellung von Offerten und Projekt-Zeitplänen in Absprache mit unseren Kunden
Effiziente Bearbeitung der Bewerbungseingänge und sorgfältige Aufarbeitung von Unterlagen
Interviewvorbereitung und -koordination sowie Zusammenstellung von Kandidatendossiers
Datenverwaltung, -pflege und -administration
Vorbereitung und Zusammenstellung von Kundenbesuchen
Versand und Koordination von Mailings
Planung und Durchführung von Kundenevents
Gelegentliche Ferienvertretung an der Rezeption

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Grundausbildung
Muttersprache Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
Erfahrungen in einer Assistenzfunktion
Fundierte Kenntnisse der MS-Office-Programme und idealerweise MS Teams/OneNote sowie CRM-Systeme
Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
Freude am Umgang mit klaren Prozessen und Strukturen
Diskretion, rasche Auffassungsgabe, Flexibilität, Belastbarkeit und vorausschauende, selbstständige Arbeitsweise
Starkes Qualitätsbewusstsein sowie ein hohes Mass an Eigeninitiative

Was Sie vorfinden
- Modernste Arbeitsinfrastruktur und ein attraktiver Arbeitsplatz im 20. Stock des Prime Tower
- Einblick in wirtschaftsrelevante Themen und hochvertrauliche Projekte
- Zugehörigkeit zu einem wertschätzenden Team mit einer guten Portion Humor sowie einem starken Zusammenhalt inkl. Teamevents
Nina Kruppe, Head of Administration, freut sich auf die Zustellung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an E-Mail schreiben mit dem Betreff: Referenz A902.

Über das Unternehmen
Veröffentlicht:31 Oktober 2025

Pensum:100%

Vertragsart:Festanstellung

Sprache:Englisch (Fliessend), Deutsch (Muttersprache)

Arbeitsort:

Über den Job

Firma: Schilling Partners AG

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