Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

einzusetzen. Auf der Suche nach einem geeigneten System reifte bereits in einer frühen Konzeptphase die Erkenntnis, dass eine frü-

her angedachte Lösung nur mit enormem finanziellem Aufwand realisierbar wäre. In einem neuen Evaluationsprozess setzte sich Data

Dynamic AG mit ihrer erprobten Branchen lösung für NPO und Verbände durch.Projektvorgehen

Bereits eine Woche nach dem Go starteten die Umsetzungsarbeiten, die Projektorganisation wurde aufgebaut. Allen Be tei ligten war

wichtig, eine schlagkräftige Organisation zu etablieren – mit kleinen Kernprojektteams pro Teilprojekt. Mit wöchentlichen Sprints de-

finierte man alle in der Folgewoche zu entwickelnden Funktionen und Tests. So konnte Phase 1 der Grundentwicklung in drei Monaten

abgeschlossen werden. Nach jeder Grundentwicklungsphase folgten umfangreiche Gesamttests im erweiterten Benutzerkreis. Damit

gelang es, die umfangreichen Schulungen rechtzeitig durchzuführen.

Die neue Lösung startete mit einem ersten Schritt am 1. Januar 2019 im Hauptquartier der Heilsarmee und bei aus gewählten Pilot-

institutionen, darunter bei der grössten Institution in Genf.

«Mit Data Dynamic AG hatten und haben wir einen kompeten-

ten und erfahrenen Partner zur Seite, der uns mit Microsoft

Dynamics NAV eine ganz starke Softwarelösung entwickelt und

implementiert. Die umfassenden Anforderungen der Heils-

armee wurden optimal umgesetzt, die gesamte Organisation

arbeitet effizienter. Für alle Projektmitarbeitenden war es ein

toller Erfolg, dass der produktive Start im geplanten Umfang

und rechtzeitig gelang!»

Philip Bates, Projektleiter, Stiftung Heilsarmee Schweiz

MS Dynamics NAV:

Die Branchenmodule für NPO

• DynamicADDRESS: Adressenverwaltung

• DynamicCARE: Klientenverwaltung für den Betrieb

sozialer Institutionen

• DynamicFUND: Spendenverwaltung

• DynamicMEMBER: Mitgliederverwaltung

• Dynamic KURS: Kurs-/Event-Management

• DynamicLOHN

• DynamicHR Stiftung Heilsarmee Schweiz

• Die Heilsarmee Schweiz gibt es seit 1882. Sie ist eine Kirche und eine der grössten NPO der Schweiz.

Sie beschäftigt über 2‘000 Mitarbeitende.

• Die Heilsarmee Schweiz bildet mit Österreich und Ungarn ein gemeinsames Territorium mit Hauptsitz in Bern.

• Das Angebot der Heilsarmee umfasst folgende Dienstleistungen:

Kirchgemeinden. Über 60 Kirchgemeinden in der Deutsch- und Westschweiz
Soziale Institutionen. Mehr als 40 soziale Institutionen in der Deutsch- und Westschweiz
Migration. Führung mehrerer Asylzentren im Kanton Bern und Betreuung von rund 3‘500 Flüchtlingen aus über

50 Herkunftsländern.

Brocki. Heilsarmee brocki.ch bietet schweizweit (an 20 Standorten) mit ihrer Secondhandware eine Einkaufs alternative

für Alltagsgegenstände an.

Internationale Entwicklung. Projekte in den Bereichen Gesundheit, Bildung, Einkommensverbesserung und

Korruptionsbekämpfung in Asien, Afrika, Lateinamerika und der Karibik.

Data Dynamic AG

Data Dynamic AG ist eine bedeutende Schweizer Anbieterin von

Businesssoftware mit Standort in Bern. Fokussiert auf Microsoft

Dynamics NAV, entwickelt und implementiert das Unternehmen

mit rund 50 Mitarbeitenden massgeschneiderte Branchenlösun-

gen für das Gesundheits wesen, für NPO’s/Verbände und für wei-

tere Branchen.

Data Dynamic AG • Bremgartenstrasse 37 • 3001 Bern • Tel.: +41 31 308 10 10 • E-Mail: info@ddag.ch • Web: www.ddag.ch«Grosses gegenseitiges Vertrauen und hohe Kompetenz sei-

tens der Heilsarmee prägten die Zusammenarbeit von Be-

ginn an. Auch in hektischen Momenten fanden wir zusammen

konstruktive Lösungen. Entsprechend hoch war und ist die

Motivation, für die Heilsarmee eine gute, zukunftsorientierte

Lösung zu erarbeiten und zeitgerecht einzuführen.»

Alexander Hulfeld, Projektleiter, Data Dynamic AG
Veröffentlicht:

17 Januar 2024

Pensum:

100%

Vertrag:

Festanstellung

Arbeitsort:

Bern

Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

Stiftung Heilsarmee Schweiz machte sich fit für die digitale Zukunft

180 Dienststellen, 2‘000 Mitarbeitende – 1 zentrale ERP-Lösung

Die Heilsarmee Schweiz bietet in der Schweiz mit über 2‘000 Mitarbeitenden zahlreiche Dienst-

leistungen in der Flüchtlingshilfe, betreibt verschiedene Sozialinstitutionen und zahl reiche

Brockenstuben. Dass die Mitarbeitenden in der Verwaltung seit Anfang Jahr produktiver und

effizienter arbeiten können, verdanken sie der Branchen-Softwarelösung für NPO und Ver-

bände von Data Dynamic AG.

Projektziele

Die Stiftung Heilsarmee definierte folgende Projektziele:

• Ablösung der verschiedenen bestehenden ERP-Lösungen

mit MS Dynamics NAV

• Entwicklung eines zentralen Gesamtsystems für alle

Kern prozesse

• Integration von 180 Dienststellen in 1 System.

Das System wird im Endausbau von 330 Mitarbeitern benutzt.

• Vereinfachung der operativen Prozesse, zum Beispiel Import

der Finanzdaten aus externen Systemen

• Relevante Informationen wie Finanzabschlüsse, Kosten-

rechnung und Fonds sind auf allen Ebenen effizient und

sofort ersichtlich

• Geographische Abdeckung der Deutschschweiz und der

Romandie

• Das Know-how ist auf mehrere Personen verteilt

• Manuelle Schnittstellen sind weitgehend auto matisiertHerausforderungen

• Die über 100 Mandanten sollen auf 10 Mandanten reduziert

werden, mit Abbildung der Dienststellen als zusätzliche

Dimension innerhalb eines Mandanten.

• Aus Benutzersicht soll die Wahl eines bestimmten Mandanten

auch mit der Wahl einer oder mehrerer Dienststellen verknüpft

werden können.

• Die gesamten Funktionalitäten sind auch in französischer

Sprache verfügbar.

• Abbildung der Prozesse aus dem Bereich Migration

Zur Lösung dieser Problemstellung entwarf das Design-Team der

Data Dynamic AG einen Proto typen, der in Konzept-Workshops

präsentiert, und, zusammen mit dem Kernteam der Heilsarmee,

verfeinert wurde.

Lösungsweg

In 34 teilprojektbezogenen Workshops erarbeiteten Teams der Data Dynamic AG und der Heilsarmee Lösungen für über 500 Anforde-

rungen. Mittels Fit-/Gap-Analyse konnte nachgewiesen werden, dass zwei Drittel der Anforderungen im Rahmen des Standards abge-

deckt sind. Für den Rest gab es detaillierte Lösungsvorschläge, für jedes Teilprojekt detaillierte Spezifikationen. Übergreifenden Projekt-

aspekte flossen in ein Projektkonzept ein. Die Leistungsvielfalt und die dezentrale Organisation der Stiftung Heilsarmee Schweiz stellen hohe administrative Anforderungen. Dank

der Partnerschaft mit dem Softwareunternehmen Data Dynamic AG arbeitet die Stiftung seit Anfang 2018 erfolgreich mit der zentralen

Businesssoftware MS Dynamic NAV. Sie erleichtert bereits zahlreichen Schweizer Nonprofit- Organisationen und Verbänden die Arbeit,

macht sie effizienter und ebnet ihnen den Weg in die digitale Zukunft.

Ausgangslage

Die Heilsarmee Schweiz ist an über 180 Dienststellen tätig. Dort wurde in der Vergangenheit in einer heterogenen System umgebung

mit unterschiedlichen ERP-Produkten gearbeitet. Die Folge: schwerfällige administrative Prozesse und dezentral verteiltes Wissen er-

schwerten die Administration und die interne Kommunikation. Ziel war es, ein zentrales, alle Kernprozesse abdeckendes Gesamtsystem

Firma: data dynamic ag

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