Direktionsassistent*in (80-100%) in Zürich

Im Stab der Direktion suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine*n

Direktionsassistent*in (80-100%)

In dieser äusserst vielseitigen, spannenden, anspruchs- und verantwortungsvollen Rolle sind Sie der Direktorin unterstellt und führen zusammen mit einer weiteren Assistentin das Direktionsbüro. Durch perfekte Vorbereitung und geschickte Ablaufplanung von Direktionsgeschäften entlasten und unterstützen Sie tatkräftig unsere Direktorin im spannenden, bewegten Alltag einer Non-Profit-Organisation. Es bereitet Ihnen Freude in dieser Drehscheibenfunktion zwischen der Direktorin und den weiteren Organisationseinheiten von Pro Infirmis zu fungieren.

Ihr Aufgabenbereich

Entlastung und Unterstützung der Direktorin in administrativen und organisatorischen Belangen: allgemeine Assistenzaufgaben, Organisation Tagesgeschäft, etc.
Verwalten der Agenda und des E-Mail Accounts der Direktorin, Koordination von Terminen und Bearbeiten der physischen und elektronischen Post
Sitzungs- und Anlassmanagement: Organisation, Koordination und Mithilfe bei der Durchführung von internen und externen Sitzungen, Veranstaltungen und Anlässen
Professionelle und akkurate Protokollierung von Geschäftsleitungssitzungen und Sitzungen anderer interner Gremien
Selbständige Organisation und organisatorische Betreuung der Delegiertenversammlung
Erstellen des Budgets, Mitverantwortung für die Einhaltung und Überprüfung des Budgets der Direktorin

Ihr Profil

Abgeschlossene Kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz oder gleichwertige Ausbildung
3-5 Jahre Berufserfahrung als Direktionsassistentin in einer vergleichbar komplexen Organisation mit diversen Gremien, Erfahrung in ähnlichem Umfeld (NPO) von Vorteil
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Muttersprache Deutsch, sehr gute Sprachkenntnisse in Französisch (Niveau C1), Italienischkenntnisse von Vorteil
Fähigkeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen zu kommunizieren, hohe Sozialkompetenz
Gut strukturierte, sehr zuverlässige, selbständige und initiative Arbeitsweise
Bereitschaft aktiv im Change-Prozess mitzuwirken

Wir bieten

Hindernisfreie Büros in zentraler Lage (Nähe Bahnhof Stadelhofen, unweit vom See)
Lebendige, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in dynamischem Umfeld
Attraktive Anstellungsbedingungen sowie gute Sozialleistungen

Bezeichnen Sie sich als Organisationstalent mit hoher Dienstleistungsorientierung und Diskretion, die sich mit Motivation den vielfältigen Assistenzaufgaben annimmt und gerne an der Weiterentwicklung des Bereiches mitwirkt? Dann freuen wir uns über Ihre vollständige Online-Bewerbung. Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Annette Helfer, Direktionsassistentin, unter Tel. Nr. 058 775 26 81.
Zürich, Hauptsitz
Berufserfahrung

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
Publiziert: 09.04.2024

Pro Infirmis setzt sich für die Inklusion und Selbstbestimmung von Menschen mit Behinderungen ein und fördert auch als Arbeitgeberin Vielfalt und Inklusion. Als grösste Fachorganisation der Schweiz erbringt Pro Infirmis vielseitige Dienstleistungen für Betroffene und deren Angehörige. An 50 Standorten werden insgesamt rund 1‘800 Mitarbeitende beschäftigt.

Firma: Pro Infirmis

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