Executive Assistant für eine Unternehmerpersönlichkeit in Zürich

Bei unserem Auftraggeber handelt es sich um einen sehr erfolgreichen Unternehmer, Investor, Aktionär und Principal eines Single-Family-Office im Kanton Zug. In diesem sind alle Investments und Beteiligungen gebündelt, ebenso wie die Vermögensverwaltung. In seinem Auftrag suchen wir eine Persönlichkeit, die sowohl Integrität als auch Professionalität als Grundlage ihrer Arbeit sieht. Die Position ist on-site.

Executive Assistant für eine Unternehmerpersönlichkeit

Family Office | Multi-Investor

Im Mittelpunkt der Aufgabe stehen die vertrauensvolle Unterstützung des Principals und die Organisation aller administrativen Tätigkeiten, die sich aus seinem breit diversifizierten Investmentportfolio ergeben. Sie unterstützen Ihren Vorgesetzten bei der Planung und Koordination seiner vielfältigen geschäftlichen Aktivitäten sowie gelegentlich auch privaten Angelegenheiten. Die Komplexität der Aufgabe erfordert Flexibilität und stetiges Mit- und Vorausdenken. Darüber hinaus sind Organisationstalent und Zuverlässigkeit weitere Eigenschaften, mit denen Sie erfolgreich sind. Ihre Aufgaben im Überblick:

Vorausschauendes Agenda-Management; Planung von Reisen (Privatflugzeug und Linienflüge), Fahrer, Hotel, Logistik
Organisation von sämtlichen geschäftlichen und privaten Terminen wie Investoren Meetings, Verhandlungen, Konferenzen, Lunches, Dinners, Events, Privatreisen.
Bearbeitung des Posteingangs und Vorbereitung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
Termin- und Fristen-Management; Nachverfolgen von «action items»
Verwaltung von Verträgen; Schnittstelle zu Kanzleien, Klärung von Sachverhalten mit externen Dienstleistern
Administratives Bindeglied zu Beteiligungsunternehmen, Projektentwicklern, Stakeholdern und Banken.
Rechnungsbegleichung und Zahlungsverkehr, Spesenmanagement, Versicherungen (Belegeinreichung und Nachverfolgung).
Nicht zuletzt nehmen Sie sich aller Dinge an, die im Laufe des Tages rasch und pragmatisch gelöst werden müssen. Sie haben einfach Freude daran, eine erstklassige Dienstleistung zu bieten.

Ihre persönlichen und fachlichen Einstiegsvoraussetzungen
Sie zeichnen sich durch eine «can do»-Einstellung aus und halten die Fäden so in der Hand, dass Sie jederzeit als kompetent und gewinnend wahrgenommen werden. Ausserdem kommunizieren Sie sicher und gehen freundlich und respektvoll auf Ihr Gegenüber ein – mit gutem Gespür für Situationen und das richtige Timing. Darüber hinaus bringen Sie mit:

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung verbunden mit 8+ Berufserfahrung in der Assistenz, ideal: Family Office, Privatsekretariat, Luxus-Hotellerie, Real Estate, Legal Services, Private Equity, Vermögensverwaltung.
Eine vorausschauende, stets lösungsorientierte Arbeitsweise.
Hohes Verantwortungsbewusstsein; auch in zeitkritischen oder stressigen Situationen agieren Sie professionell und gelassen und übertragen diese Ruhe auch nach aussen.
Vernetztes Denken und die Fähigkeit, herausfordernde Situationen mit Sachverstand und Pragmatismus zu glätten.
Ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent mit Multitasking-Fähigkeiten.
Fliessende, stilsichere Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse.
Versierte MS-Office-Kenntnisse; sichere Anwendung von Kollaborationstools (Zoom, Teams).
Sie sind belastbar und flexibel, zeichnen sich durch absolute Integrität und Vertrauenswürdigkeit aus und haben Freude daran, in einem spannenden Umfeld Verantwortung zu übernehmen.

Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns von Ihnen. Es erwartet Sie eine nicht alltägliche Aufgabe, die geprägt ist von neuen Ideen und Projekten des Principals. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in Zug. Es steht ein Parkplatz zur Verfügung. Die Vergütung ist dem Anspruch an diese Position angemessen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), die Sie uns bitte mit Motivationsschreiben und Kennziffer «EA-Unternehmer» an apply@barnickelfellows.ch senden.

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit keine weiterführenden Angaben zu unserem Auftraggeber machen können.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68

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Firma: Barnickel & Fellows GmbH

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