Executive Assistant Group CFO | Konzernleitung in Zürich

Bei unserem Auftraggeber handelt es sich um einen international tätigen Schweizer Industriekonzern mit Sitz im Kanton Uri. Die Unternehmensgruppe verfügt über ein Netz von über 30 Gesellschaften in mehr als 100 Ländern und beschäftigt mehr als 8'000 Mitarbeitende weltweit. Das Unternehmen ist an der Schweizer Börse SIX Swiss Exchange kotiert. Zum schnellstmöglichen Eintritt suchen wir eine engagierte und proaktive Persönlichkeit als

Executive Assistant Group CFO | Konzernleitung

Die Position
Sie führen das Backoffice und fungieren als zentrale Ansprechperson und «extended memory» des CFOs. Als Drehscheibe der Group Function Finance & Shared Services unterstützen im besten Sinne des Wortes. Dabei gestaltet sich Ihre Aufgabenpalette breit und anspruchsvoll: von der Bearbeitung von E-Mails über das Termin- und Reisemanagement bis hin zur Vorbereitung von Präsentationen und Organisation von Meetings. Sie koordinieren Geschäftsprozesse und arbeiten dabei eng mit den Teams (IT, Controlling, Corporate Communications, IR), die dem CFO unterstellt sind, zur Beschaffung geschäftsrelevanter Daten zusammen. Sie erfassen und kanalisieren eine Vielzahl von Anliegen, verfolgen Projekte eigenständig, priorisieren insgesamt so weit wie möglich die Kommunikation und tragen so massgeblich zur Entlastung Ihres Vorgesetzten bei. Darüber hinaus gewährleisten Sie den Informationsfluss und synchronisieren übergreifende Aufgaben innerhalb der Teams. Nicht zuletzt begleiten Sie das Unternehmen in einer anspruchsvollen Phase der Transformation, was ein gutes Gespür für Menschen und Situationen erfordert. Weitere Verantwortlichkeiten sind:

Administrative Schnittstelle zwischen CFO, Verwaltungsrat, Konzernleitung und externen Stakeholdern.
Bereitstellung von Unterlagen zu Händen Verwaltungsrat, Konzernleitung und Stiftungsrat.
Organisation inklusive Erarbeitung der Inhalte von Corporate Events wie z.B. Bilanz-Medienkonferenzen
Organisation der jährlichen Unternehmens-Generalversammlung (Teilprojektleitung).
Organisation von internen und externen Events und Konferenzen.
Zusammenarbeit mit Corporate Communications bei verschiedenen Projekten und Themen (Markenschutz, Medien-Mitteilungen, Webseite, Intranet).
Mitarbeit beim Corporate Housekeeping: Tochtergesellschaften, Reglemente und Policies, etc.
Stellvertretung CEO-Office.

Fachliche und persönliche Anforderungen
Sie sind es gewohnt, vertrauensvoll mit Ihrem Vorgesetzten zusammenzuarbeiten und zeichnen sich durch hochgradige Loyalität aus. Sie haben den Willen, sich in Aufgaben hineinzudenken und begegnen neuen Herausforderungen mit einer positiven Grundhaltung. Ihr vernetztes Denken und Handeln helfen Ihnen, Zusammenhänge und Abhängigkeiten im Ganzen zu beleuchten, und Sie können dabei mitbestimmen, welche Ihrer Fähigkeiten Sie gewinnbringend einsetzen. Sie arbeiten speditiv und besitzen die Fähigkeit, flexibel zwischen Themen zu wechseln und dabei stets das Wesentliche im Blick zu behalten. Weitere Einstiegsvoraussetzungen sind:

Eine kaufmännische Grundausbildung; ergänzt durch eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz, eine betriebswirtschaftliche Weiterbildung, CAS in Digital Office Management oder ähnliches.
Mindestens acht Jahre Erfahrung in einer verantwortungsvollen Assistenzposition auf GL-Stufe.
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten: Deutsch Muttersprache, Englisch auf Advanced/Proficiency Level.
Ein grundlegendes Finanzverständnis (kein Fachspezialisten-Wissen), analytisches Denkvermögen und Zahlenflair.
Ein akribisches Auge im Hinblick auf Details und Abläufe.
Diskretion, Integrität sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit Führungspersönlichkeiten, Vertretern von weltweiten Gruppengesellschaften und externen Partnern.
Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse v.a. Excel und PowerPoint, idealerweise verfügen Sie auch über SAP-Kenntnisse und sind versiert im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln und ggf. Reporting Tools.

Nicht zuletzt überzeugen Sie mit einer positiven Ausstrahlung. Sie verstehen es, unter Zeitdruck effizient und genau zu arbeiten und qualitativ einwandfreie Ergebnisse zu liefern – und verbinden somit Können mit einer sympathischen, verbindlichen Art. Kurzum: Sie sind eine Person, die man nicht mehr missen möchte.

Was Sie erwartet
Für eine initiative Persönlichkeit, die gerne in einem internationalen Umfeld arbeiten möchte, bietet sich eine interessante Aufgabe mit viel Freiraum, den Tagesablauf weitestgehend eigenständig zu strukturieren. Im Konzern setzt man auf individuelle Leistungsbereitschaft, und so tragen auch Sie mit Ihrem Einsatz, Ihrer positiven Energie und der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen, zur weiteren Entwicklung des Konzerns bei. Ihr sympathischer Vorgesetzter ist erfahren, professionell, pflegt eine offene Kommunikation und eine unkomplizierte Zusammenarbeit. Er agiert fokussiert und lösungsorientiert. Dasselbe erwartet er von Ihnen. Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihr Bewerbungsdossier, das Sie bitte zusammen mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und dem Vermerk «EA-CFO-UR» an apply@barnickelfellows.ch senden.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68

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Firma: Barnickel & Fellows GmbH

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