Executive Assistant in Basel

Stellenbeschreibung

Anstellungsart

100%

Arbeitsort

4051 Basel, BS

Vollständige Stellenbeschreibung

EINFÜHRUNG:

Unser Beruf und unsere Leidenschaft «HR-Management».

Flexsis AG ist ein eigenständiges Unternehmen der Interiman Group SA mit über 140 Mitarbeitenden, die an 47 Standorten in der Schweiz ein komplettes Programm von Dienstleistungen im Bereich Human Resources anbieten.

Für unseren Kunden, ein innovatives Pharmaunternehmen, suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine erfahrene und engagierte:

Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d)

AUFGABENBESCHREIBUNG:

Umfassende Administrations- und Organisationsunterstützung für CEO und Verwaltungsrat

Professionelles Kalender- und Reisemanagement sowie Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen

Planung und Koordination von Governance-Meetings (Board of Directors, AGM/EGM, Management Meetings) inkl. Agenda, Protokollen und Follow-ups

Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern wie Investoren, Behörden, Partnern und Lieferanten

Unterstützung in der internen und externen Kommunikation (Korrespondenz, Dokumentenmanagement, LinkedIn-Unterstützung)

Mitarbeit im Eventmanagement (Investorenmeetings, interne Anlässe, Advisory Boards)

Verwaltung von Dokumentenablagen, Verträgen und IT-Assets; erste Ansprechperson für einfache IT-Anfragen

Sicherstellung eines reibungslosen Office-Managements

ERFORDERLICHES PROFIL:

Stilsicheres Deutsch und Englisch auf Mutterspracheniveau ist zwingend

Mind. 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, idealerweise mit C-Level- oder Verwaltungsratsunterstützung

Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Erfahrung in der Pharma-, Biotech- oder Life-Science-Branche von Vorteil

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie vertraut mit Kollaborations- und Dokumententools (Teams, SharePoint, Zoho, DocuSign etc.)

Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und ein hohes Mass an Eigeninitiative? Sie würden sich als zielorientierte Persönlichkeit, mit einer unternehmerischen und strukturierten Denkweise bezeichnen? Dann erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Unser Kunde überzeugt durch eine offene und wertschätzende Firmenkultur und bietet die Möglichkeit sich in einem spannenden Umfeld weiterzuentwickeln. Hat diese Herausforderung Ihr Interesse geweckt? Herr Simon Bolliger freut sich auf Ihre Bewerbungsunterlagen über den nachstehenden Bewerbungsbutton.

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Link: (CompanyWebsite)

Firmengrösse: 51 bis 200 (CompanyEmployee)

Firma: Flexsis

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