Executive Assistant Managing Director (m/w) in Zürich

Ihr Profil:

Kaufmännische Ausbildung idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz sowie mehrjährige Assistenzerfahrung in einem Unternehmen mit internationaler Ausrichtung
Fliessende Deutsch und Englischkenntnisse; da sich Ihr Chef international auf Top-Level bewegt, ist ein stilsicherer sprachlicher Ausdruck und Flair für Kommunikation gefragt
Ausgezeichnete Anwenderkenntnisse der MS-Office-Suite
Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen und Situationen mit Sachverstand zu glätten
Vernetztes Denken und lösungsorientiertes Handeln
Sie sind flexibel und kooperativ und haben Freude daran, in einer vielseitigen Rolle tätig zu sein; Prozesse in einem dynamischen Umfeld zu koordinieren, liegt Ihnen einfach
Effiziente, sorgfältige Arbeitsweise und «can do»-Einstellung

Was dürfen Sie erwarten?
Engagiert, sympathisch und mit der festen Absicht, in dieser Herausforderung eine langfristige Perspektive zu sehen – das wünschen wir uns. Es erwartet Sie ein sympathischer Vorgesetzter, der Ihren proaktiven Support zu schätzen weiss sowie eine Aufgabe, die immer wieder geprägt ist von neuen Projekten und wechselnden Prioritäten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich in attraktiven Räumlichkeiten und ist gut per ÖV erreichbar. Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Motivationsschreiben und Referenz «EA-Managing Director» an apply@barnickelfellows.ch zu Händen Frau Ute Barnickel.

Barnickel & Fellows | Hofackerstrasse 32 | CH-8032 Zürich | +41 44 269 50 25

Apply
Unser Klient gehört seit Jahrzehnten zu den renommiertesten Beratungsunternehmen der Welt und berät nationale und internationale Mandanten in Europa, den USA, Asien, Afrika und dem Nahen Osten. Ein hohes Qualitätsniveau und engagierte Mitarbeitende machen das Unternehmen seit vielen Jahren so erfolgreich.

Executive Assistant Managing Director (m/w)

organisationsstark, integer & diskret

Sie sind praxiserprobt und üben Ihren Beruf mit Freude aus. Klassische Assistenz- und Projektmanagement-Aufgaben sind in dieser Position vereint. Sie nehmen das Business in allen Facetten auf und bringen ein gutes Verständnis für Entscheidungszusammenhänge mit. Sie verstehen es, gleichermassen routiniert Wogen zu glätten oder Schub zu geben, wo es nötig ist. Prozesse recherchieren und bearbeiten Sie im Vorfeld so weit, dass rasch Entscheidungen getroffen werden können. Ausserdem wissen Sie, wie wichtig es ist, dem Vorgesetzten im komplexen Tagesgeschäft den Rücken freizuhalten und somit für Entlastung an allen Fronten zu sorgen. Besonderes Augenmerk legen wir auf Ihre Persönlichkeit: Sie haben Humor und finden dank Ideenreichtum und Kreativität immer eine Lösung auch für Aufgaben, die auf den ersten Blick «nicht zu knacken» sind. Eine Grundvoraussetzung ist, dass Sie schnell zwischen Themen switchen können, eine rasche Auffassungsgabe haben und auch schnell in der Umsetzung sind. Ihr Arbeitsstil ist immer lösungsorientiert. Was ist noch wichtig? Sie haben ein gutes Gespür für Menschen und Situationen. Das erlaubt es Ihnen, sich intuitiv und adäquat auf Ihr Gegenüber einzustellen. Ihre Assistenz überzeugt durch Professionalität, Sozialkompetenz und Freundlichkeit. Sie behalten den Überblick und bleiben priorisierend, auch dann, wenn viele Aktivitäten parallel laufen.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Komplexes Agenda-Management und vollumfängliche Reiseplanung, Meeting-Koordination (Video/Calls)
Pro-aktives Bearbeiten der E-Mails und Korrespondenz D/E
Unterstützung bei der Projektabwicklung (C-Level): Prozessabgleich, Erstellung von Berichten, Datenbankpflege
Vorbereitung von Board Workshops und Board Assessments sowie Schnittstelle zu Associates
Post-Covid 19: Organisation von Events, Round-Tables, etc. mit Vertretern aus Finanz- und Wirtschaft
Unterstützung bei internen Projekten sowie gelegentliche HR-Unterstützung; bspw. beim Onboarding neuer MA
Schnittstellenfunktion zu anderen Niederlassungen in Europa
Erstellen von Präsentationen und Auswertungen (Excel)

Firma: Barnickel & Fellows GmbH

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