HR Assistent (6 Monate) m/w/d in Bern

Sie leisten praktische administrative und analytische Unterstützung für das Employee-Relations-Team (ER) in der Schweiz. Sie stellen einen reibungslosen Tagesablauf sicher, indem Sie Meetings koordinieren, Unterlagen vorbereiten, Daten verwalten und die Bedürfnisse des Teams proaktiv antizipieren. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit, Diskretion und Selbstständigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen, engen Fristen und verschiedenen Anspruchsgruppen.

Hauptaufgaben

Administrative Unterstützung
Koordination und Terminierung von ER-bezogenen Meetings, einschließlich Raumbuchungen, Kalenderverwaltung und virtueller Meetings.
Vorbereitung, Zusammenstellung und Verwaltung von Unterlagen für ER-Meetings, Untersuchungen, Anhörungen und Konsultationen.
Pflege präziser und gut strukturierter digitaler und physischer Ablagen.
Administrative Unterstützung des ER-Teams an den Standorten Bern und Zürich.
Enge Zusammenarbeit mit HR, Payroll, Legal und weiteren internen Schnittstellen zur Informations- und Dokumentenbeschaffung.

Daten, Reporting und Systeme

Pflege und Aktualisierung von Excel-Trackern für ER-Fälle, Maßnahmen und Zeitpläne.
Erstellung regelmäßiger sowie ad-hoc Reports zur Unterstützung der ER-Aktivitäten und Entscheidungsfindung.
Durchführung von Datenprüfungen, einfachen Analysen und Berechnungen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Konsistenz.
Unterstützung der ER-Administration mit HR-Systemen und internen Tools unter strikter Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz.
Identifikation und Umsetzung von Verbesserungen administrativer Prozesse und Arbeitsweisen.

Proaktive Unterstützung

Vorausschauendes Handeln und selbstständige Unterstützung des ER-Teams.
Frühes Erkennen von Risiken, Lücken oder Problemen sowie Erarbeitung praktikabler Lösungen.
Flexibles Reagieren auf wechselnde Prioritäten und Phasen mit hohem Arbeitsvolumen.

Fähigkeiten und Erfahrung

Erforderlich

Sehr gute Excel-Kenntnisse, insbesondere SVERWEIS (oder vergleichbare Funktionen), Datenaufbereitung und Reporting.
Erfahrung mit Serienbriefen (Mail Merge) in Microsoft Word und Excel.
Sicherer Umgang mit Zahlen, Daten und Berechnungen.
Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Fristen strukturiert und zuverlässig zu managen.
Hohes Maß an Professionalität im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
Proaktive, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise.

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Karrierestufe

Berufserfahren

Beschäftigungsverhältnis

Befristete Beschäftigung

Tätigkeitsbereich

Personalwesen

Branchen

Arzneimittelherstellung und Herstellung medizinischer Geräte
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