Office Coordinator & Management Assistant (w/m/d), 60% in Zürich

TUI bereichert das Leben durch Erlebnisse auf Reisen und in der Freizeit. Angetrieben von dem einzigartigen Zusammenspiel aus Produkt, Technologie und Menschen schaffen wir unverwechselbare Freizeiterlebnisse, die die Welt nachhaltig erschliessen.

Du bist ein/e erfahrene/r Office Coordinator mit Leidenschaft für Organisation und Support auf Top-Niveau? Du möchtest in einem dynamischen Umfeld Verantwortung übernehmen und Veränderung aktiv mitgestalten? Dann bist du bei uns genau richtig!

In dieser spannenden Rolle übernimmst du das Office Management und stellst sicher, dass alle strategischen und operativen Themen nahtlos weitergeführt werden.

OFFICE MANAGEMENT:

Sicherstellung eines reibungslosen Office-Betrieb am Hauptsitz
Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher und Lieferanten
Koordination des Facility Management (Gebäudeverwaltung)
Organisation und operative Unterstützung von Kader-Meetings, Workshops und Firmen-Events
Verantwortung für Büroorganisation, Materialbestellungen und Inventar
Verwaltung der täglichen Post und Erstellung allgemeiner Korrespondenz
Prüfung von Rechnungen und Budget beim Lieferantenmanagement
Verwaltung von Verträgen mit Dienstleistern und externen Services
Hands-on-Unterstützung und Übernahme bereichsübergreifender Aufgaben nach Bedarf

MANAGEMENT SUPPORT:

Unterstützung der Geschäftsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und Kommunikation
Planung und Koordination von Terminen inklusive Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung
Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung
Bewirtschaftung des Dokumenten- und Vertrags-Management
Verwaltung der Kostenstellen und administrativen Systemprozessen im Zuständigkeitsbereich
Durchführung kleiner Projekte sowie Ad-hoc- und Sonderaufgaben (Recherche, Zuarbeit, etc.)

WAS DU MITBRINGST:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung in vergleichbarer Position
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und hohe IT-Affinität
Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (fliessend), Französisch von Vorteil
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
Proaktive und sehr selbstständige Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
Vertrauenswürdig, integer und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
Teamorientiert, servicebewusst und motiviert, andere zu unterstützen
Freude an einem dynamischen Umfeld und Präsenzbereitschaft an mindestens 3 von 4-5 Wochentagen

WORAUF DU DICH FREUEN KANNST:

Abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit
Motiviertes Team und kollegiales Arbeitsumfeld
Wertschätzende Unternehmenskultur
Internationales Arbeitsumfeld mit flexiblem Arbeitszeitmodell (Gleitzeit)
Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen und Einblicke in spannende Themen
Anstellung beim weltweit führenden Touristikkonzern
Moderner Arbeitsplatz in einem der führenden Bürogebäude Europas, inkl. Gym und Personalrestaurant
25 Ferientage plus einen zusätzlichen Tag an deinem Geburtstag
Attraktive Reisevergünstigungen und gute Sozialleistungen (inkl. 3-stufiger PK-Wahlplan)
Finanzielle Unterstützung für ÖV-Abo oder subventionierter Parkplatz

LET'S TUI IT:

Es ist unser über die Reiseziele global verteiltes Team von Mitarbeitenden, das uns zum führenden Tourismusunternehmen der Welt macht. Unsere Philosophie ist, dass Arbeit etwas ist, das man tut, nicht etwas, wo man hin geht. Wir glauben daran, dass Reisen die Perspektive erweitert. Genau wie unsere Kunden befinden wir uns auf einer Reise. Eine Reise hin zu einer digitalen und vernetzten Zukunft.
UNSERE MITARBEITENDEN MACHEN UNS ZUR NUMMER 1:

Firma: TUI Service AG

Bewerben