Office Manager - Assistenz 50 - 70% in Zürich

Für ein kleines, spezialisiertes Finanzunternehmen in Zürich suchen wir eine engagierte Fachperson, die mit organisatorischem Flair und Verantwortungsbewusstsein das Team im Office Management und Portfolio Management tatkräftig unterstützt. Die Position ist langfristig angelegt und ideal für Personen, die eine stabile Rolle in einem professionellen Umfeld suchen.

Office Manager - Assistenz 50 - 70%

Anstellung: 50-70%

Ort: Zürich

Branche: Banken/ Finanzinstitute

Veröffentlichungsdatum: 16.01.2026

Ihre Aufgaben

Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen und Verträgen
Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz (E-Mails, Telefonate, Post)
Empfang und Betreuung von Kunden sowie Gästen
Allgemeine administrative Tätigkeiten wie Datenverwaltung, Archivierung und Digitalisierung
Terminkoordination sowie Organisation und Vorbereitung von Meetings
Koordination externer Dienstleister (IT, Reinigung, Wartung etc.)
Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
Vor- und Nachbereitung von Kundenterminen inklusive Unterlagen und Protokollen
Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank (CRM-System)
Unterstützung bei Kontoeröffnungen und Zahlungsaufträgen
Mitarbeit bei der Erstellung von monatlichen Reportings
Bearbeitung und Koordination diverser Kundenanfragen

Ihr Profil

Fundierte Erfahrung im Finanzsektor oder vergleichbare Kenntnisse
Verständnis für Anlageprozesse und Investmentthemen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Kenntnisse der regulatorischen Rahmenbedingungen in der Schweiz (z.%u202FB. FIDLEG, FINIG) von Vorteil
Sicherer Umgang mit Microsoft Office (insbesondere Excel, Word und Outlook)
Ausgeprägtes Organisationstalent sowie strukturierte und effiziente Arbeitsweise
Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit
Verantwortungsbewusstsein, Diskretion sowie eine sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

Das dürfen Sie erwarten

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position in einem kleinen, professionellen Team
Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Führungskräften
Kurze Entscheidungswege und ein hohes Mass an Eigenverantwortung
Ein strukturiertes Arbeitsumfeld mit klar definierten und konstanten Aufgaben
Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Tagesgeschäft beizutragen und Prozesse nachhaltig zu unterstützen

Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und möglichem Starttermin direkt an:
Polina Dyadina - Workmanagement
E-Mail: conte@workmanagement.ch
16.01.2026

8000 Zürich (ZH) 50% - 70% By agreement Permanent

Firma: Workmanagement AG

Bewerben