Office Manager - Single Family Office (m/w/d) 100% in Zürich

Für unseren Kunden, ein etabliertes Single Family Office, suche ich einen engagierten und dynamischen Office Manager, der weit mehr als klassische Administrationsaufgaben übernimmt. Gesucht wird eine Persönlichkeit mit Ehrgeiz, Flexibilität (inklusive Erreichbarkeit bei Bedarf auch am Abend), höchster Diskretion und exzellenten Kommunikationsfähigkeiten.

Unser Kunde legt grossen Wert auf eine Top-Performance in allen Belangen - Sie sind die zentrale Schnittstelle, behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick und treten jederzeit souverän, zuverlässig und lösungsorientiert auf.

Job Description

Unterstützung des Teams, des Managements sowie eines Key Clients in verschiedenen Projekten
Reiseplanung, Spesen- und Bargeldmanagement
Organisation, Koordination und Protokollführung von Meetings
Unterstützung der Personal Assistant Funktion für einen Key Client (inkl. flexible Erreichbarkeit bei Bedarf)
Planung und Durchführung von Firmenanlässen (z. B. Sommerfest, Weihnachtsfeier)
Eigenständiges Property Management: Schnittstelle zu Mitarbeitenden, Lieferanten und externen Partnern
Organisation und Optimierung der Büroabläufe, Pflege von Datenbanken
Erste Anlaufstelle für Telefonate, Korrespondenz und allgemeine Anfragen auf Deutsch und Englisch
Bestellung, Verhandlung und Verwaltung von Büromaterial, IT-Equipment und weiteren Ressourcen
Verantwortung für IT-Belange in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Partner

The Successful Applicant

Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares
Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management oder als Assistentin in einer vergleichbaren Position
Fliessende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil
Hohe Einsatzbereitschaft, Diskretion und Vertraulichkeit
Proaktive Persönlichkeit, die Mehrwert schafft und mitdenkt
Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Ausgeprägte Detailorientierung sowie Organisations- und Problemlösungskompetenz
Teamplayer mit exzellenten kommunikativen Fähigkeiten
Ein Führerausweis und Auto sind für diese Position notwendig

What's on Offer

Klingt diese Position nach dem nächsten spannenden Schritt in Ihrer Laufbahn? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Quote job ref

JN-082025-6820109

Job summary

Job Function
Zürich Permanent

Neben einem vielseitigen Office Management sind Sie auch eine wichtige Unterstützung der Personal Assistant des Principals und sorgen dafür, dass alle organisatorischen und administrativen Belange reibungslos laufen. Die ideale Kandidatin bringt bereits fundierte Erfahrung im Office Management mit, kombiniert diese mit einem hands-on Mindset, Energie und Drive, und möchte seine Karriere in einem anspruchsvollen Umfeld weiterentwickeln.

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Job Description

Added 26/08/2025

Abwechslungsreiche Position mit viel Verantwortung und Entwicklungspotenzial
Kollegiales Arbeitsklima an zentraler Lage in der Stadt Zürich

About Our Client

Firma: Michael Page International

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