Projektleiter (A) Externes Archivierungsprojekt in Luzern

Unser Kunde, eine führende Schweizer Versicherung mit Sitz in der Innerschweiz, verstärkt sein Team im Bereich Archivierung und Dokumentenmanagement mit einem Projektverantwortlichen, der die externe Archivierung steuert, Prozesse optimiert, die Digitalisierung vorantreibt und die Koordination sowie Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern sicherstellt

BESCHÄFTIGUNGSGRAD

50%

ARBEITSORT

Luzern / Remote (nur aus der Schweiz)

STARTDATUM

01.04.2026

ENDDATUM

01.04.2028

REFERENZ

3666

TYP

Contracting

Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der geltenden schweizerischen Gesetzgebung ausschliesslich Bewerbungen von Schweizer Staatsbürgern, EU-Bürgern sowie Personen mit gültiger Arbeitserlaubnis berücksichtigen können.

Eine Remote-Tätigkeit aus dem Ausland ist nicht möglich.

Aufgaben

Gesamtverantwortung für die Planung, Steuerung und Umsetzung des externen Archivierungsprojekts
Koordination der Ausschreibung und Auswahl des externen Dienstleisters
Abstimmung mit den Key Account Vertreter aller Geschäftsbereiche bezüglich Evaluation, Räumung und Indexierung der Archive
Aufbau und Sicherstellung Prozessablauf nach der Umsetzung
Einhaltung interner Weisungen und Standards zur Archivierung und Ergänzung derselben um die Thematik des künftigen Einlieferungs- und Aktenbezugsprozesses
Überwachung der Digitalisierung und Bereitstellung von Dokumenten im Next Dokumentenmanagementsystem (digitales Archivsystem der CSS)
Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
Reporting an die Projektsteuerung und GL

Anforderungen

Erfahrung in der Begleitung einer externen Archivierungslösung
Nachweisliche Leitung von komplexen Projekten im Bereich Archivierung oder Dokumentenmanagement
Fundierte Kenntnisse im Ausschreibungsprozess und im Umgang mit externen Archivierungs-Dienstleistern
Organisationstalent mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten auf allen Hierarchieebenen
Fähigkeit, verschiedene Stakeholder zu koordinieren und für die Umsetzung zu motivieren
Selbstständiges Vorantreiben des Projekts trotz Unsicherheiten und offener Fragen
Kenntnisse im Bereich Digitalisierung und Dokumentenmanagement
Vertrautheit mit Datenschutzgesetz (DSG), Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Obligationenrecht (OR) sowie den Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumententypen
Verständnis für kantonale und kommunale Archivierungsanforderungen
Analyse und Optimierung von Archivierungsprozessen unter Berücksichtigung schweizerischer Compliance-Anforderungen
Fähigkeit, Anforderungen verschiedener Fachbereiche aufzunehmen und umzusetzen
Sicheres Auftreten gegenüber Stakeholdern, Lieferanten und Teammitgliedern
Fliessende Deutsch- und Französischkenntnisse, Italienisch von Vorteil

Soft Skills

Selbständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen und strukturiert zu analysieren
Problemlösungsorientiertes Vorgehen
Klare und verständliche Kommunikation mit verschiedenen Anspruchsgruppen
Umgang mit unterschiedlichen Meinungen und konstruktive Konfliktlösung
Effiziente Planung und Priorisierung von Aufgaben
Einhaltung von Terminen und Deadlines
Bewusstsein für die Bedeutung von Datenschutz und Informationssicherheit
Flexibel in der Zeiteinteilung

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