Rezeptionist/in (5861) in Bern

Unser Kunde, ein grosses pharmazeutisches Unternehmen, sucht eine/n Rezeptionist/in für einen 12-monatigen Vertrag (mit Verlängerungsmöglichkeit) in Bern.

Verantwortlichkeiten:

Empfangsinfrastruktur und Büro-/Arbeitsmaterial

Bedienung der elektronischen Tür-, Licht- und Jalousiesteuerung im Empfangsbereich (Magelis)
Pflege des Erscheinungsbildes der Empfangshalle hinsichtlich Sauberkeit und Ordnung
Bewirtschaftung aufliegender Broschüren
Bedienung des elektronischen Info- und Begrüssungsmonitors (screenFood)

Zutrittsmanagement (diverse Systeme und Programme)

Information, Kontrolle und Durchsetzen der Zutrittskriterien gemäss allgemeinen oder situativen, betriebsinternen Richtlinien
Aushändigen von elektronischen Badges für interne und externe Mitarbeitende
Verwalten und Aushändigen von Ersatzbadges bei Verlust oder Vergessen
Ausstellen und Aushändigen von Besucherbadges
Führen einer Statistik über Besucher und Bewerber
Vermitteln von Besuchern an zuständige Personen beziehungsweise Abteilungen

Telefonie (In Attend)

Bedienen der IT-basierten Telefonanlage
Entgegennehmen von externen und internen Anrufen
Triagieren und Weiterleiten von externen und internen Anrufen
Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden

Mailverkehr (Outlook)

Empfang von Besucheranmeldungen
Empfang von kurz- oder langfristigen Handlungsanweisungen
Empfang von Abwesenheitsmeldungen von Mitarbeitenden
Versenden von Nachrichten an abwesende Telefonatempfänger

Sitzungszimmer- und Parkplatzmanagement

Aufsicht über Nutzung der Besucherparkplätze beim Haupteingang
Information an Besucher über externe Parkmöglichkeiten
Verwaltung von temporären Parkbewilligungen für Mitarbeitende auf angemieteten Parkplätzen inkl. elektronische Kontrolle über Ausgabe und Rücknahme
An- und Verkauf von Parkkarten der Stadt Bern inkl. Führen einer entsprechenden Buchhaltung und Kasse

Fahrzeugmanagement

Kontrolle der Fahrerlaubnis (Sichtung des Führerausweises)
Ausgabe und Rücknahme der Fahrzeugschlüssel

Alarmmanagement

Weiterleiten von Alarmen der Fernüberwachung von Produktionseinrichtungen, Gebäudetechnik und Türen an zuständige Stellen (Magelis)
Verwaltung der Meldungen betreffend vorübergehend nicht aktive Fernüberwachungen (Magelis)
Bedienen des Brandalarmsystems, Ein- und Ausschalten von Meldergruppen bei Unterhalt und Wartung (Siemens)
Auslesen des Infosystems betreffend auszuschaltende Meldergruppen des Brandalarmsystems (cNet Brandmeldeanlage/Sharepoint)
Weiterleiten scharfer Alarme an zuständige interne Stellen
Quittieren und Rückstellen von Alarmen auf Anweisung der zuständigen Sicherheitsverantwortlichen
Treffpunkt der zuständigen Mitarbeitenden und operativen Unterstützung bei Interventionen in Zusammenhang mit scharfen Alarmauslösungen

Aus- und Weiterbildung

Schulung und Betreuung von neuen Empfangsmitarbeitenden und KV-Lernenden
Ständige Weiterbildung in funktionsrelevanten Systemen
Allgemeine betriebsinterne Weiterbildungen (Plateau)
Ständige Aufdatierung zu betriebsinternen Abläufen und Richtlinien

Weitere Leistungen

Hoheit über Reservationssystem für Fahrzeuge, Sitzungszimmer und Mitarbeitendenparkplätze an Aussenstandorten
Führen und gemäss Verteilschlüssel versenden einer wöchentlichen Abwesenheits-/Ferien-liste mit Stellvertretungsinformationen
Unterstützung bei Events (Mitarbeitendenanlässe, Nachbarschaftsapéros, Infoveranstaltungen usw.)
Abgabe- und Koordinationsstelle für Fundgegenstände (Marktplatz)
Ausgabe und Empfang von Sendungen des Medizinischen Dienstes an das Vertragslabor
Abgabe von Wegbeschreibungen zu Aussenstandorten
Unterstützung bei der Einrichtung des WLAN-Zugangs für Besucher
Besuchergepäckeinlagerung
Koordination und Verrechnung von Taxi-/Limousinenbestellungen

Qualifikationen:

Gepflegtes Erscheinungsbild und freundliches Auftreten
Fundierte Betriebskenntnisse hinsichtlich personeller Zuständigkeiten und internen Abläufen
Sozialkompetenz
Sprachgewandtheit (3-5 Fremdsprachen in Wort und Schrift) Deutsch, English, Französisch
Technisches Flair für elektronische Einrichtungen
Affinität zu den gängigsten PC-Anwendungen wie auch komplexen, anderen IT-basierten Applikationen
Belastbarkeit und Stressresistenz
Besonnene und nach Vorgaben strukturierte Arbeitsweise
Flexibilität betreffend situative, kurz- oder langfristige Anpassungen von Handlungsrichtlinien

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen. – oder/alternativ – CTC macht Dich neugierig? Dann möchten wir Dich gern kennen lernen!
Contract

Posted 17 hours ago
Recruiter: Karolina Frank

Das Life Science Karriere Netzwerk

CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Rezeptionist/in mit Deutsch, Englisch, Französisch

Firma: CTC Resourcing Solutions AG

Bewerben