Sachbearbeiter Administration und Dokumentenmanagement 60 - 100% (m/w/d)

Unser Kunde – ein führendes Heilmittelinstitut – steht für Sicherheit, Qualität und Vertrauen. Als moderne Behörde vereint er Stabilität mit Innovationskraft. Hier treffen klare Prozesse auf Gestaltungsspielraum, und Engagement auf gesellschaftliche Relevanz.
Beschreibung

Diese befristete Position bietet weit mehr als reine Administration: Sie ist ein zentraler Bestandteil funktionierender Prozesse. Du sorgst dafür, dass Informationen strukturiert, zugänglich und nachvollziehbar bleiben – und unterstützt dein Team dabei, den Überblick zu behalten.

Im Einzelnen umfasst dein Aufgabenfeld unter anderem:

Die sorgfältige Erfassung und Bearbeitung von Geschäftsfällen

Pflege und Verwaltung von Metadaten für eine verlässliche Informationsstruktur

Digitalisierung von Dokumenten inklusive Qualitätskontrolle

Unterstützung in der Archivbewirtschaftung und im Vorgabenmanagement

Selbstständige Koordination von internen Anfragen, Pendenzen und Übersetzungsaufträgen

Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und Arbeitshilfen

Mitarbeit bei internen Projekten und Prozessoptimierungen

Enge Abstimmung innerhalb des Teams sowie mit relevanten Fachstellen und Stakeholdern

Diese Rolle verlangt nicht nur Genauigkeit, sondern auch Weitblick, Engagement und Freude an strukturiertem Arbeiten.

Erfahrungen

Gesucht wird keine reine Verwaltungskraft, sondern eine mitdenkende Persönlichkeit mit Organisationstalent und Sinn für Struktur. Wer in dieser Rolle erfolgreich sein will, bringt folgendes mit:

Verantwortungsbewusstsein: Aufgaben werden nicht nur erledigt, sondern aktiv mitgestaltet

Digitales Know-how: Erfahrung im Umgang mit MS Office, M365, SAP und idealerweise Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint

Analytisches Denken: Fachliche und organisatorische Zusammenhänge lassen sich strukturiert erfassen und praktisch umsetzen

Sprachliche Sicherheit: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gutes Leseverständnis in Französisch und Englisch

Diskretion und Genauigkeit: Besonders im Umgang mit sensiblen Informationen eine Selbstverständlichkeit

Teamgeist und Dienstleistungsorientierung: Zusammenarbeit ist keine Pflicht, sondern eine Stärke

Vorausgesetzt wird ausserdem eine kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig) sowie mehrjährige Berufserfahrung in der Administration – idealerweise mit Einblick in behördliche oder institutionelle Abläufe.

Spezielles

Diese Stelle bietet die Möglichkeit, eine wichtige Rolle in einer zentralen Institution des Schweizer Gesundheitswesens zu übernehmen. Der Beitrag, den du leistest, ist sinnvoll, sichtbar und wirkt im Alltag vieler Menschen.

Was dich erwartet:

Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit mit klaren Strukturen

Ein unterstützendes Team in einem professionellen, dynamischen Umfeld

Gelegenheit, deine Fähigkeiten gezielt einzusetzen und weiterzuentwickeln

Ein Arbeitsumfeld, in dem Genauigkeit, Kollegialität und Eigeninitiative geschätzt werden

Firmenprofil

Firma: Universal Job AG

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