Stellenbeschreibung Bereichsleitung Finanzen & Liegenschaften

Stellenbeschreibung
Bereichsleitung Finanzen & Liegenschaften

Die Katholische Kirchgemeinde Sursee stellt der Pfarrei St. Georg Sursee,
insbesondere dem Pastoralteam, alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung, die zur
Wahrnehmung des pastoralen Auftrags notwendig sind.
Die Verwaltung ist das Service Center für alle Anspruchsgruppen der Katholischen
Kirchgemeinde Sursee. Sie unterstützt den Kirchenrat in seinen strategischen und
operativen Belangen. Dazu gehören u. a.

- Vorbereitung der Geschäfte des Kirchenrates
- Ausführung der Beschlüsse des Kirchenrates
- Administration der Aufgaben des Kirchenrates
- Erstellung bzw. Überwachung der strategischen und operativen Planungen in Zusammenarbeit mit dem Präsidium und den Ressortverantwortlichen

Stellenbezeichnung

Bereichsleitung Finanzen und Liegenschaften

Zweck und Funktion der Stelle

- Erledigung der fachspezifischen Aufgaben innerhalb des Bereichs
- Finanzen/Liegenschaften/Administration
- Verantwortung für die Liegenschaftsverwaltung in Zusammenarbeit mit einem externen Treuhandunternehmen
- Unterstützung des Kirchenrats in administrativen und finanziellen Belangen unter Berücksichtigung der entsprechenden Richtlinien, Weisungen und Vorschriften
- Führung des Protokolls bei Kirchenrats- und Kommissionssitzungen sowie Kirchgemeindeversammlungen
- Vollzug der Beschlüsse des Kirchenrates im Fachbereich
- Definierung, Beschreibung und Optimierung der Prozesse

Stellvertretung

- Finanzen/Liegenschaftsverwaltung: Kirchmeier/in
- Liegenschaften: Ressortleitung Bau
- Tagesgeschäfte: Bereichsleitung Personal/Organisation

Aufgaben

Finanzen

Rechtliche Situation

- Informiert sich über Veränderungen der gesetzlichen Bestimmungen im Fachbereich Finanzen und setzt diese konsequent um; informiert die Kirchmeierin/ den Kirchmeier und das Präsidium über relevante Entwicklungen.

Finanz- und Rechnungswesen, Budget und Controlling

- Führung des Finanz- und Rechnungswesens (inkl. Budgets und Jahresabschlüssen), Rapportierung an die Kirchmeierin/den Kirchmeier
- Erstellung von Reportings (Statistiken, Kennzahlen, usw.)
- Führung der Budget- und Finanzkontrolle (inkl. Liquiditätskontrolle)
- Bewirtschaftung von Kreditoren und Debitoren, Mahnwesen, Cash Management

- Koordination der kurz- und mittelfristigen Finanz- und Aufgabenplanung (einschliesslich Liquiditätsplanung)
- Erledigung der Korrespondenz und Archivierung innerhalb des Fachbereichs
- Verantwortung für Termin- und Pendenzenkontrolle im Fachbereich
- Bearbeitung der Kirchenein-/-austritte in administrativer Hinsicht (inkl. Reporting, Archivierung)

Liegenschaften

- Operative Verantwortung für die Umsetzung, das Monitoring und das Controlling der Liegenschaftsstrategie
- Weiterentwicklung der Liegenschaftsstrategie mit der Ressortleitung Bau und allfälligen Arbeitsgruppen
- Erledigung der Administration für das Ressort Bau
- Rechnungsstellung/Inkasso/Controlling/Verbuchung für die kircheneigenen Liegenschaften
- Betreuung des Liegenschaftsdossiers und Verbindungsperson zur externen Liegenschaftsverwaltung
- Verwaltung der Wartungs- und Serviceverträge
- Verantwortung für die Archivierung und Dokumentation
- Organisation und Überwachung des zentralen Einkaufs von Betriebsmitteln (Heizöl)
- Vorgesetzte/r Bereichsleitung Hauswart

Versicherungen

- Verwaltung und Bewirtschaftung der Policen im Bereich Sachversicherungen in Zusammenarbeit mit den Versicherern
- Abwicklung der Schadenfälle (Schadenmeldungen, Korrespondenz)

Archiv

- Kenntnis der rechtlichen Vorgaben zur Archivierung, operative Umsetzung und Unterstützung des verantwortlichen Kirchenratsmitglieds
- Sicherstellung der vorschriftsgemässen Archivierung der relevanten Akten bzw. deren Vernichtung
- Führung des Archivregisters

Kirchenrat

- Erstellung der Protokolle der Sitzungen (Kirchenrat, Kirchgemeindeversammlung)
- Umsetzung der Beschlüsse des Kirchenrats im Fachbereich

Wahlen und Abstimmungen

- Verantwortlich für die rechtskonforme Planung und Durchführung

Information

- Information der laufenden Geschäfte an das zuständige Kirchenratsmitglied

Allgemeines

- Mitwirkung bei projektbezogenen Aufgaben
- Mitarbeit in Kommissionen (Betriebs-, Stadtarchivkommission)
- Einholung von Offerten für das Ressort Bau
- Stellvertretung für den Fachbereich Personal/ Organisation
- Bearbeitung von Anfragen und Abklärungen von bzw. mit öffentlichen Ämtern
- Kontaktpflege zu den Behörden und Ämtern im Zusammenhang mit der Auftragserfüllung
- Archivierung der Akten im Zuständigkeitsbereich

Sursee, April 2024

Firma: Kath. Kirchgemeinde Sursee

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