Stellenbeschreibung Chef:fe De Reception in Baar (Nendaz)

- Hauptverantwortung für optimale Hotelauslastung und Zimmerbelegung mit PMS Protel Air (tägliche Zimmerbelegungskontrolle, Optimierung der Zuteilung)
- Hauptverantwortung fürs Seminar- und Gruppengeschäft (Anfragen, Offerten, Bestätigungen, Rechnungsstellung)
- Umsetzung der Preispolitik nach Vorgabe des Geschäftsführers: Dynamische Tagespreise für Hotelzimmer festlegen unter bestmöglicher Berücksichtigung von Markt und Umwelt
- Hauptverantwortung für Verwaltung und Betreuung der Buchungskanäle inkl. Channel Manager inkl. Kontrolle der jeweiligen Kosten/Monatsrechnungen
- Hauptverantwortung für Qualität und perfekte Erledigung sämtlicher Korrespondenz bezüglich Zimmerbuchungen – mit Gästen und OTA’s – inkl. Pre- und Post-stay-Mails (z.B. für Self Check-in, Türcode) in 3 Sprachen
- Hauptverantwortung für den herzlichen Empfang und die kompetente Gästebetreuung (Individual- und Seminar-/Gruppengäste)
- Verantwortlich für Aktualisierung relevanter Dokumente online und auf «Gastfreund» wie z.B. Gäste-A-bis-Z, Seminardokumentation, interne Preislisten SEM/GRP/FB
- Reklamationsmanagement, in Rücksprache und mit Einbezug des Geschäftsführers
- Professionelle Beantwortung von Gäste-Rezensionen (Aufteilung der Plattformen mit Geschäftsführer)
- Hauptverantwortung für Kasse (Bargeld) und Kreditkarten-Abrechnungen
- Hauptverantwortung für Erstellung der Monatsrechnungen (Essenslieferungen an Kita «Miraculix», Parkplatz-Vermietung, Firmenrechnungen, Anlässe der Fokolar-Bewegung usw.)

Dialoghotel Eckstein • inspirieren. begegnen. tagen.

Langgasse 9 • CH-6340 Baar • +41 41 766 46 00 • info@dialoghotel-eckstein.ch • www.dialoghotel-eckstein.ch Trägerschaft: Fokolar-Bewegung Schweiz

- Hauptverantwortung für Tages- und Monatsabschluss, Debitorenverwaltung, Mahnwesen, Ansprechperson für externe BuHa-Stelle
- Personalplanung, Arbeitsstunden-Kontrolle im Mirus (HR-Software) fürs Réception- Team
- Social media: Übernahme von Aufgaben zur Unterstützung des Geschäftsführers für eine aktive Präsenz auf den verschiedenen Plattformen
- Unterstützung des Geschäftsführers beim Aktuell-Halten und Bearbeiten der viersprachigen Webseite
- First Level-Support für PMS Protel + Straiv, Kreditkarten-Terminal, SALTO-Schliesssystem
- Verantwortung für Prozesse im Tagesablauf (Checklisten, Arbeitsanweisungen, Telefonie, Internet, Schliessung/Sicherheit, BMA usw.): Überwachung, Überprüfung Aktualität, KVP

3. Nebenaufgaben

- Check-in und Check-out der Hotelgäste inkl. Rechnungsstellung und Inkasso
- Alltagsarbeiten wie Bedienung Telefonzentrale, Auskünfte erteilen, Gäste beraten, Reservationen telefonisch oder per E-Mail entgegennehmen und umsatzeffizient einbuchen, eingetragene Zimmerpreise im PMS kontrollieren usw.
- Regelmässige Schulungen des Réceptions-Teams zu aktuellen Themen unter Berücksichtigung der Jahresziele von Betrieb und Anforderungen aus dem Nachhaltigkeits- Label
- Führen der Tagesbriefings und der Wochenteamsitzung bei Abwesenheit des Geschäftsführers
- Protokollführung bei QMS-relevanten Sitzungen (Anforderungen ibex fairstay-Label)
- Verantwortlich fürs Erstellen der quartalsweisen Inventur für den Admin-/Réceptionsbereich

4. Kommunikationswege

- Täglich kurze Arbeitsbesprechung mit diensthabender Réceptionist:in
- Tägliches Briefing mit Teamleiterinnen und Geschäftsführer
- Wöchentliche Teamleiter-Sitzung unter Leitung des Geschäftsführers
- Persönliche Gespräche mit Geschäftsführer, anderen Teamleiter:innen oder Mitarbeitenden
- WhatsApp-Nachrichten (erhalten/verschicken) für wesentliche, arbeitsbezogene Belange
- Offizielle Mitarbeiter-Infos durch die Geschäftsleitung per WhatsApp
- Halbjährliche Mitarbeiter-Anlässe

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STELLENBESCHREIBUNG CHEF:FE DE RECEPTION

1. Organisatorische Eingliederung

Funktion
Abteilung
Vorgesetzte:r
Stellvertreter:in

Stellvertretung für

Chef:fe de Réception
Réception/Administration
Geschäftsführer
a) Réceptionist:in
b) Geschäftsführer (Seminare und Gruppen)
a) Réceptionist:in (Tagesgeschäft)
b) Geschäftsführer (für spezifische Aufgabenbereiche
bei dessen Abwesenheit)

2. Hauptaufgaben

Professionelle Führung der Réception und Administration für den Gesamtbetrieb. Das heisst u.a.

Firma: Dialoghotel Eckstein

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