Team Assistant | Front Office in Zug

Unsere Klientin, ein Finanzunternehmen mit bester Reputation, berät nationale und internationale Firmen in unterschiedlichsten Branchen. Im Fokus stehen dabei Mehrheits- und Minderheitsbeteiligungen sowie Wachstumsfinanzierungen vorwiegend an mittelständischen Unternehmen. Ein hohes Qualitätsniveau und engagierte Mitarbeitende machen das Unternehmen seit 20 Jahren erfolgreich. Für den Standort in Zug suchen wir eine initiative und gewinnende Persönlichkeit – gerne schnellstmöglich.

Team Assistant | Front Office

Dein Arbeitgeber
Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege, ein lässiges Team und ein hoch dynamisches Umfeld sowie täglicher Kontakt mit interessanter, internationaler Klientel. Es wird Dir Raum für das Einbringen von Ideen geboten. Es gibt klar definierte Entwicklungsmöglichkeiten, Teamevents, und darüber hinaus ein bald ganz neues «state-of-the-Art» Office, in dem das Arbeiten Freude macht.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten
Wir suchen eine Persönlichkeit, die ihre Dienstleistungsqualitäten mit anspruchsvollem Support verknüpfen möchte. Du sorgst stets für einen professionellen Empfang und agierst Du am Front Desk als sympathische Kontaktperson nach Aussen und wichtige Schnittstelle nach Innen. Das Arbeitsgebiet ist vielfältig und kann von Dir aktiv mitgestaltet werden. Deine Aufgaben in der Übersicht:

Steuerung der Terminadministration für die Investment Manager (Reisen, Spesen, Logistik).
Vor- und Nachbereitung von Meetings.
Erstellung von Meeting-Unterlagen und Präsentationen.
Korrespondenz in Deutsch/Englisch.
Unterstützung bei der Eventorganisation.
Kontrolle von «action items», Fristen, Terminen, etc.
Spesen-/Reisekosten-Management.
Front Office Management (Empfang, Telefon, Kunden-/Gäste-Betreuung inkl. Organisation von Catering)
Vor- und Nachbereitung der Meetingräume; Koordination von Videokonferenzen.
Bestellung und Verwaltung von Office Supply & Kitchen.
Verwaltung des Fahrzeugpools; bspw. Koordination Werkstatt/Reifenwechsel, Mietwagen.
Feel Good Management: Organisation von Obst, Getränken, Goodies und Aufmerksamkeiten bspw. für Geburtstage und Jubiläen.

Neben ausgeprägten Multitasking-Fähigkeiten benötigst Du ein Gespür für Menschen und Situationen, das es Dir erlaubt, Dich auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzustellen. Du arbeitest Seite an Seite mit Assistenzkolleginnen und sorgst dafür, dass der Firmenauftritt immer picobello stimmt. Dabei bist Du gefordert und das nicht nur in den grossen Aufgaben, sondern auch in den Details. Denn es gilt einerseits, repetitiven Tätigkeiten mit Qualität gerecht zu werden, andererseits musst Du aber auch in der Lage sein, rasch zwischen unterschiedlichsten Themen wechseln zu können. Kurzum: Du bist eine Person, die vorausschauend plant und Freude daran hat, einen Beitrag dazu zu leisten, das Unternehmen professionell zu repräsentieren.

Was bringst Du mit?

Eine positive Grundeinstellung mit «can-do» approach.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Im Anschluss daran hast Du bereits erste Berufserfahrung in der Assistenz, am Empfang oder im Event Management gesammelt. In welcher Branche Du diese erworben hast, lassen wir weitgehend offen. Wir freuen uns auch über Bewerberinnen und Bewerber aus der Hotellerie, dem Beratungs- oder Agenturumfeld.
Deutsch ist Deine Muttersprache und Englisch beherrschst Du auf Stufe B2/C1
Du bist versiert in der Anwendung des MS-Office Pakets und Kollaborationstools wie Zoom und Teams.
Dein Auge im Hinblick auf Inhalte ist akribisch, komplexe Sachverhalte erfasst Du rasch und in der Umsetzung bist Du nicht zu schlagen – immer lösungsorientiert.
Du verfügst über jede Menge Teamgeist und bist immer engagiert bei der Sache.
Du bringst ein Verständnis für Zusammenhänge mit – verbunden mit der Fähigkeit, entsprechend zu handeln.
Du bist motiviert, in einem spannenden und dynamischen Beratungsumfeld zu arbeiten.
Du bist überdurchschnittlich engagiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst.
Dein Auftreten ist professionell, gewinnend und zuvorkommend

Dein Gewinn. Ein ausgesprochen professionelles Umfeld mit einem starken Teamspirit. Menschen, die wie Du Freude an der Arbeit haben und die etwas mitbewegen wollen. Ausserdem triffst Du auf Vorgesetzte, die sich auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Dir freuen. Dich erwartet eine vielseitige Tätigkeit mit der Möglichkeit, einen vertieften Einblick in unterschiedliche Unternehmen zu gewinnen. Du hast die Möglichkeit, Dich zu beweisen und somit für nächste Karriereschritte zu qualifizieren – es gibt im Unternehmen einen mehrstufigen Assistenz-Karrierepfad. Dein Arbeitsplatz befindet sich in Zug und ist bestens mit ÖV angebunden (5 Minuten Fussweg vom Bahnhof). Wir freuen uns auf Deine Unterlagen (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise), die uns mit Vermerk «Admin FO» unter apply@barnickelfellows.ch erreichen.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | CH-8001 Zürich | +41 44 243 86 68

Apply

Firma: Barnickel & Fellows GmbH

Bewerben